Questo post è nato dall'esigenza di spiegare come l'uso del "Reply to all" quando si risponde alle email sia uno dei segreti di una buona comunicazione di gruppo. Ho scritto queste spiegazioni oramai troppe volte: questo mi ha stimolato a scrivere un post da linkare in futuro.

Perché fare (quasi sempre) reply-to-all

Quando una email viene inviata ad un gruppo di contatti, solitamente il mittente intende informare e mantenere aggiornati tutti i destinatari. Altrimenti dovrebbe scrivere ai singoli, oppure può indirizzare l'email a se' stesso e mettere i destinatari in BCC.

Per questo motivo, il fatto di rispondere al solo mittente crea difficoltà nella comunicazione perché si compromette l'aggiornamento che si desidera garantire per tutti i destinatari originali.

Una email inviata a più destinatari dovrebbe essere considerata equivalente ad un gruppo di Facebook, Whatsapp, Telegram, ecc.: se la comunicazione viene fatta al gruppo, è bene che anche le risposte siano indirizzate all'intero gruppo.

Ovviamente ci sono situazioni nelle quali è meglio rispondere individualmente, per esempio quando non si vuole "disturbare" l'intero gruppo per una informazione da inviare ad un singolo, ma queste dovrebbero rappresentare delle eccezioni.

Esempio di problema

Un caso tipico è quello in cui invio una email ad un insieme di destinatari, e uno di essi risponde soltanto a me (senza fare "Reply to all"), cosa che mi costringe a 1) inoltrare la email a tutti i contatti che non la hanno ricevuta, oppure 2) aggiungere nuovamente tutti i contatti alla mia successiva risposta. Questo per mantenere aggiornati tutti i destinatari circa lo scambio di email.

Reply-to-all come default nel client di posta

Suggerisco di impostare il reply-to-all come opzione di default nel client di posta utilizzato. In tal modo:

1. Non si deve pensare ogni volta a che tipo di risposta, singola o collettiva, va data: quasi sempre è da indirizzare a tutti!
2. Si evitano disagi organizzativi e logistici per mancanza di condivisione di informazioni con tutti gli interessati.

Tutti i client di posta permettono di impostare come opzione di risposta di default il reply-to-all. Una volta configurato il client, non c'è più rischio di dimenticarsi il reply-to-all.

Ma...

Che dire dell'obiezione "così rischio di fare rispondi-a-tutti anche quando non lo vorrei"?

La risposta è che il problema praticamente non si pone:

1. se si sa che il default è reply-to-all, allora automaticamente ci si ricorda di fare risposta privata quando serve;
2. nell'era delle chat e dei gruppi di Facebook, Whatsapp, Telegram, ecc., è ormai normale scrivere comunicazioni "collettive"

Personalmente, in tutte le email scambiate negli ultimi anni (statistica recente: più di 30.000 email), raramente mi è capitato di dover dare risposta privata ad una email collettiva.

In definitiva, nel caso tipico, i disagi e ritardi organizzativi dovuti al non fare reply-to-all sono complessivamente più rilevanti che una risposta collettiva inviata per errore.

A maggior ragione perché, come già detto, tipicamente quando si riceve una email inviata a contatti multipli è proprio perché il mittente punta a tenere informati tutti i destinatari. Altrimenti l'errore è del mittente, che farebbe meglio ad usare il BCC.