È importante ricordarsi di fare reply-to-all alle email praticamente ogni volta (le eccezioni sono generalmente rare) che si riceve una email indirizzata a più di una persona.

Per non dimenticarsene, è conveniente impostare l'opzione reply-to-all come impostazione predefinita nei propri client email.
Ecco i motivi.

VANTAGGI:

1) Non si deve pensare ogni volta a che tipo di risposta (singola o collettiva) va data: quasi sempre è da indirizzare a tutti!

2) Si evitano disagi organizzativi e logistici per mancanza di condivisione di informazioni con tutti gli interessati.

MA... Che dire all'obiezione "così rischio di fare rispondi-a-tutti anche quando non lo vorrei"?

La risposta è che il problema praticamente non si pone:

1) se si sa che il default è reply-to-all, allora automaticamente ci si ricorda di fare risposta privata quando serve; ma, comunque....

2) personalmente negli ultimi 10 anni (statistica dell'altro giorno: più di 25.000 email scambiate) mi sarà capitato 3-4 volte di dover dare risposta "privata" ad una email collettiva

In definitiva, i disagi e ritardi organizzativi dovuti al non fare reply-to-all sono complessivamente più rilevanti che una risposta collettiva inviata per errore.

A maggior ragione perché tipicamente quando si riceve una email inviata a contatti multipli è proprio perché il mittente punta a tenere informati tutti i destinatari (altrimenti l'errore è del mittente, che farebbe meglio ad usare il BCC).